Hospital Kuala Kubu Bharu - Unit Pentadbiran dan Perkhidmatan

Pengenalan

Organisasi Dan Pengurusan

Bahagian Pengurusan Hospital Kuala Kubu Bharu diwujudkan berdasarkan keperluan pengoperasian bagi memberikan perkhidmatan sokongan pengurusan kepada semua unit di Hospital Kuala Kubu Bharu. Bahagian Pengurusan Hospital Kuala Kubu Bharu diterajui oleh seorang Penolong Pegawai Tadbir N29. Bahagian ini bertanggungjawab untuk menyelaras dan mengawal penggunaan sumber manusia, kewangan, peralatan dan kemudahan secara optimum bagi memenuhi keperluan hospital ini terdiri daripada unit seperti berikut:

Unit Pengurusan
Unit Sumber Manusia
Unit Kewangan, Perolehan dan Hasil
Bahagian Pengurusan Asrama
Bahagian Khidmat Pelanggan

Visi

Ke arah mencapai kualiti perkhidmatan pengurusan kakitangan, prasarana dan kewangan yang terbaik disamping menerapkan nilai-nilai murni dikalangan kakitangan yang akan memastikan visi organisasi dapat dicapai secara menyeluruh.

Misi

Menguruskan perkhidmatan kakitangan hospital dari segi kebajikan, laluan kerjaya dan keperluan bagi melancarkan perkhidmatan dan mengekalkan mutu perkhidmatan yang terbaik. Memantau penyelenggaraan bangunan dan memastikan pengurusan kewangan yang mematuhi pekeliling semasa dan arahan pihak pengurusan tertinggi.

Objektif

Menyediakan perkhidmatan sokongan yang efektif dan berkesan bagi memastikan pengurusan hospital ditahap yang terbaik.

Memastikan kutipan hasil dibuat mengikut peraturan sedia ada.

Memastikan nilai-nilai murni dapat diterapkan melalui anjuran kursus dari Unit Pengurusan secara berkala.

Piagam Pelanggan

Bahagian Pentadbiran

^Bil.	^Perkara	^{Tempoh Masa}
^1.	^{Pengeluaran barang-barang stor akan dibekalkan dalam masa empat belas (14) hari mengikut keperluan stok dan keperluan.}	^{14 Hari}
^2.	^{Borang permohonan kuarters akan diproses dalam tempoh satu (1) bulan.}	^{1 Bulan}
^3.	^{Memastikan surat-surat yang diterima diedarkan pada hari yang sama.}	^{1 Hari}
^4.	^{Menguruskan penyediaan pakaian seragam untuk semua kakitangan yang layak dibekalkan.}	^{3 Bulan}
^5.	^{Menyediakan borang-borang am untuk kegunaan Hospital.}	^{7 Hari}
^6.	^{Menguruskan penghantaran dan penerimaan surat dalaman dan luaran.}	^{1 Hari}
^7.	^{Menguruskan penggunaan bilik mesyuarat dan dewan latihan.}	^{1 Hari}
^8.	^{Memastikan semua urusan kontrak dibuat enam (6) bulan sebelum tamat kontrak.}	^{6 Bulan}
^9.	^{Memastikan semua kakitangan mendapat latihan selama tujuh (7) hari dalam setahun.}	^{Sepanjang Tahun}
^10.	^{Memastikan rekod dan penyimpanan kunci unit-unit di Hospital direkod.}	^{1 Hari}
^11.	^{Menguruskan pendaftaran aset dalam dua (2) minggu dari tarikh penerimaan.}	^{14 Hari}
¹²	^{Memastikan aduan awam diberikan maklumbalas awal kepada pengadu}	^{1 Hari}

Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

^Bil.	^Perkara	^{Tempoh Masa}
^1.	^{Urusan Perkhidmatan – Sistem Urusan Perkhidmatan secara Online (ePengesahan)}
	^{Melaporkan diri bertugas dan pengesahan pelantikan}	^{7 hari}
	^{Pengesahan dalam perkhidmatan}	^{7 Hari}
	^{Perlanjutan tempoh percubaan}	^{7 Hari}
	^{Pemberian taraf berpencen}	^{7 Hari}
^2.	^{Memantau proses pelaksanaan SKT & LNPT jabatan}
	^-^{Mengikut jadual yang ditetapkan oleh JKNS / SPA}	^{Mengikut jadual yang telah ditetapkan}
	^-^{Menyediakan data bagi PPSM jabatan}	^{Mengikut jadual yang telah ditetapkan}
^3.	^{Pengurusan Sistem HRMIS jabatan}
	^-^{Pengurusan cuti}	^{1 bulan sekali}
	^-^{Pengisytiharan harta}	^{5 tahun jika tiada perubahan}
	^-^{Profil perkhidmatan}	^{3 kali setahun}
	^-^{Pengesahan rekod peribadi}	^{7 hari}
	^-^{E-GL anggota dalam sistem}	^{7 hari}
	^-^{Penamatan perkhidmatan}	^{1 tahun sebelum bersara}
^4.	^{Penyediaan anggaran perjawatan tahunan}	^-
^5.	^{Pengurusan kenaikan pangkat dan pemangkuan dan penanggungan kerja}	^{7 hari}
^6.	^{Meyediakan penyata perubahan}	^{14 hari}
^7.	^{Menguruskan permohonan pertukaran}	^{7 hari}
^8.	^{Menguruskan permohonan lawatan ke luar negara}	^{8 minggu sebelum}
^9.	^{Penyediaan reten perjawatan}	^{5 hari}
^10.	^{Mengendalikan urusan tindakan tatatertib}	^{1 Bulan}

Skop dan Fungsi Perkhidmatan

Jabatan akan melaksanakan fungsi-fungsi pentadbiran mengikut aktiviti berikut:-

Urusan perkhidmatan.
Kewangan dan hasil.
Lain-lain fungsi pentadbiran.
Unit Pentadbiran akan beroperasi mengikut waktu bekerja flexsi iaitu dari 7.30 pagi hingga pukul 5.30 petang.

Polisi Operasi / Polisi dan Prosedur

Pentadbiran
- Surat Menyurat
  - Semua surat-surat masuk yang diterima akan didaftarkan dalam Buku Daftar Surat Menyurat (AM 10-PIN.3/08).
  - Semua surat rasmi Jabatan akan diselenggara oleh Unit Pentadbiran yang mana seorang Pembantu Tadbir akan menguruskan.
  - Mematuhi Arahan Perkhidmatan Bab 3 (Surat Menyurat).
- Sistem Fail
  - Unit Pentadbiran akan menyelia dan mengurus sistem fail yang sistematik.
  - Setiap fail baru yang hendak dibuka adalah di bawah seliaan pegawai yang lebih kanan.
  - Semua pergerakan fail akan dipantau dan direkod oleh pegawai yang bertanggungjawab di dalam Buku Pergerakan Fail.
  - Arahan Perkhidmatan Bab 4 dan Arahan Keselamatan dipatuhi.
  - Melupuskan semua fail dan dokumen yang layak untuk dilupuskan mengikut tempoh yang telah ditetapkan berpandukan Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am.
- Stor Bekalan Alat Tulis
  - Semua perolehan dan pembekalan alat tulis dibuat secara berpusat bagi memastikan bekalan mencukupi.
  - Penggunaan alat tulis akan dipatuhi bagi mengelak pembaziran.
  - Arahan Perkhidmatan Bab 7 dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 1993 (Percetakan) dipatuhi.
  - Melupuskan semua bekalan alat tulis yang layak untuk dilupuskan mengikut tempoh yang telah ditetapkan di dalam sistem SPPS.
- Pengurusan Aset
  - Semua peralatan inventori dan harta modal akan dikemaskini serta didaftar di dalam sistem Pengurusan Aset Alih dan pemeriksaan oleh Pegawai Pemeriksa Aset akan dilakukan sekurang-kurangnya setahun sekali.
  - Daftar Induk Harta Modal dan Inventori akan diselenggara oleh Unit Pengurusan Aset.
  - Tatacara Pengurusan Aset di bawah Arahan Perbendeharaan, Tatacara Pengurusan aset 1PP
  - Melupuskan semua aset yang layak untuk dilupuskan mengikut tempoh yang telah ditetapkan di dalam sistem SPPA.
- Percetakan
  - Semua urusan percetakan akan dipantau bagi mengelak berlaku pembaziran dan penyalahgunaan.
  - Arahan Perkhidmatan Bil. 7 dan Surat Pekeliling Bil. 10 Tahun 1993 (Percetakan) dipatuhi.
- Pekeliling, Garis Panduan dan Peraturan
  - Unit Pentadbiran akan memaklumkan mengenai pekeliling-pekeliling, garis panduan dan peraturan kepada unit-unit yang terlibat.
- Hal-Hal Lain
  - Unit Pentadbiran akan membantu menyelaraskan aktiviti yang dianjurkan oleh Hospital, kursus dan sebagainya.
- Urusan Sumber Manusia
  - Menyelenggara Buku Perkhidmatan Anggota
    - Semua Buku Perkhidmatan akan disimpan ditempat yang berkunci dan selamat bagi mengelak berlaku kehilangan atau kerosakan.
    - Pemeriksaan Buku Perkhidmatan oleh anggota akan diadakan sekurang-kurangnya sekali setahun.
    - Semua Buku Perkhidmatan anggota akan dikemaskini setiap masa.
- Menyedia dan Memproses Dokumen Sokongan
  - Unit Sumber Manusia akan memastikan semua urusan menyedia dan memproses dokumen sokongan disiapkan dalam waktu yang ditetapkan. Contohnya dalam urusan seperti berikut:-
    - Kenaikan pangkat.
    - Pengesahan jawatan.
    - Penempatan dan pertukaran.
    - Pengisytiharan harta.
- Unit Sumber Manusia juga akan menguruskan dan menyelaraskan urusan yang berkaitan dengan sistem HRMIS seperti :
  - Cuti
  - Sasaran Kerja Tahunan(SKT)
  - Laporan dan Penilaian Tahunan (LNPT)
  - Pengisytiharan harta.
- Akan memastikan segala perkara yang berkaitan lengkap sebelum dikemukakan kepada pihak atasan.
- Cuti
  - Semua permohonan atau pembatalan cuti rehat akan diurus oleh unit yang berkenaan dan diluluskan oleh pegawai yang diberi kebenaran.
  - Unit Sumber Manusia akan bertanggungjawab bagi menyelenggara dan merekod cuti rehat ke dalam Buku Perkhidmatan.
  - Arahan Perkhidmatan Am Bab C dipatuhi.
- Pengurusan Latihan
  - Memastikan semua kakitangan mencukupi keperluan 7 hari berkursus dalam setahun berpandukan Pekeliling Perkhidmatan Bil 6/2005.
  - Memastikan kakitangan yang menggunakan CPD Online perlu sentiasa mengemaskini latihan dalam sistem CPD Online sebelum tamat tempoh setiap tahun.
  - Memastikan pelajar-pelajar IPTA/IPTS yang memohon penempatan praktikal di Hospital Kuala Kubu Bharu perlu mempunyai perjanjian MOU dan MOA dengan KKM serta tempoh dan tarikh perjanjian masih belum lupus (tamat).

Pengurusan Aduan

Semua aduan awam di daftarkan didalam sistem Pengurusan Aduan Awam( SisPAA)
Menyelaras semua aduan awam Hospital dan memastikan aduan awam diselesaikan mengikut tempoh kategori aduan tersebut.

Pembangunan

- Pengurusan Penyewaan Kantin, Kiosk dan Radicare
  - Perkhidmatan penyewaan kantin dan kiosk dibuat mengikut Arahan Perbendaharaan.
  - Pengurusan Hospital akan memastikan perkhidmatan penyewaan kantin, kiosk dan Radicare dijalankan mengikut syarat-syarat perjanjian yang dipersetujui oleh Jabatan Penilaian dan Pengurusan Harta(JPPH).

Pengurusan projek dan peralatan

Unit Pentadbiran akan menyelaraskan semua permohonan projek dibawah peruntukan BP 0006, BP 0011 dan permohonan peralatan perubatan dan bukan peralatan Hospital.
Memastikan projek tersebut dan pembelian peralatan mengikut perolehan dan Arahan Perbendaharaan yang betul.

Pengurusan Kuarters dan Asrama

- - - Semua permohonan Kuarters dan asrama akan dinilai dan akan ditawarkan mengikut kelayakkan kelas seperti yang telah ditetapkan oleh Garis Panduan Perumahan Kerajaan KKM/JPM.
    - Memastikan deposit dan kontrak perjanjian menduduki Kuarters di tandatangani oleh penghuni.

Lain-Lain Fungsi Pentadbiran
- Telefon
  - Perkhidmatan perhubungan telefon untuk urusan rasmi sahaja.
  - Peruntukan dan penggunaan telefon adalah selaras dengan garis panduan dan peraturan.

Kawalan Keselamatan Hospital
- Memastikan Perkhidmatan Kawalan Keselamatan dilaksanakan dan diswastakan.

Mesyuarat/Bilik Mesyuarat
- Unit Pentadbiran akan mengurus kelengkapan bilik mesyuarat.

Lembaga Pelawat
- Unit Pentadbiran akan bertindak sebagai urusetia Lembaga Pelawat.
- Pemilihan Ahli Lembaga Pelawat dilakukan oleh pihak kementerian Kesihatan Malaysia.
- Mesyuarat Ahli Lembaga Pelawat dijalankan mengikut garis panduan kementerian Kesihatan Malaysia.

Pengurusan Kedatangan Kakitangan (Finger Tec)

Memastikan semua laporan kedatangan setiap bulan dihantar dan dilapor.
Memastikan tindakan diambil terhadap kakitangan yang kehadiran bermasalah
samada dikenakan tindakan arahan surat tunjuk sebab atau tindakan tatatertib.

Aspek-Aspek Bagi Keseluruhan Polisi Hospital

- Perkhidmatan Domestik
  - Kebersihan am setiap unit dilaksanakan oleh Syarikat Konsesi.

Pengurusan Sampah / Sisa
- Semua sisa domestik akan dikutip dan dipindah ke bilik pengumpulan oleh anggota Syarikat Konsesi.

Penyelenggaraan Peralatan
- Borang permohonan penyelenggaraan / pembaikan akan dikemukakan bagi setiap penyelenggaraan atau pembaikan oleh Syarikat Konsesi.

Keselamatan
- Unit Pentadbiran akan ditutup apabila tamat waktu pejabat dan kunci diserah ke bilik operator.

Akses dan Pekeliling
- Semua anggota dikehendaki meletak kenderaan di kawasan yang dikhaskan untuk kakitangan.
- Tempat meletak kenderaan awam bagi Orang Kurang Upaya(OKU) dan VIP adalah dikhaskan.
- Tiada kenderaan dibenarkan diletak di kawasan kecemasan pintu masuk utama.
- Semua kenderaan ambulan diletakkan ditempat yang dikhaskan.

Unit Pentadbiran dan Perkhidmatan

Perihal Web

Pautan Lain